Valtavan muutoksen on vyöryttänyt sosiaalisen median tuomat mahdollisuudet, myös tapahtumamarkkinointiin. Kymmenen vuotta sitten ei hyödynnetty Facebookia, Twitteriä, QR-koodia tai Youtubea tapahtuman järjestämisessä. Ei edes puhuttu sosiaalisesta mediasta. Suuri osa kutsuista lähetettiin postitse tai VIP-kutsut vietiin perille henkilökohtaisesti lähetillä. Kuvittele, olit erityinen, jos lähetit sähköpostikutsun. Silloin internetsivut olivat edelläkävijä yrityksillä, mutta tapahtumille ei osattu edes kuvitella saati sitten luotu omia sivustoja. No – tänäänhän on luontevaa tai itsestään selvää, että tapahtumalla on oma Facebook sivusto sekä oma #hastag Twitterissä. Ja päivityksiä tehdään ahkerasti tapahtuman suunnittelun aikana, mutta myös itse tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Livestreemaukset tai webcasting tapahtumasta ovat tätä päivää. Ennen vanhaan jaettiin kuusi kiloa materiaalia paikanpäällä, mutta nyt ne haetaan itse pilvipalvelusta. Tämän päivän tapahtumassa sosiaalista mediaa voidaan käyttää ja sitä kannattaakin käyttää hyödyksi ideointi-, kutsu-, markkinointi-, viestintä- ja palautekanavana.
Vielä kymmenen vuotta sitten ei asiakasrekistereitä ajateltu kriittisenä tekijänä tapahtumien hoidossa. Melko usein vastaanottaja sai samaan tapahtumaan kaksi kutsua – yhteen tapahtumaan muistan saaneeni kolmetoista kutsua. Kutsuprosessin hallintaan on tullut palvelun tarjoajia, joten on mahdollista ja jopa laadukasta ulkoistaa kutsuprosessin hallinta mm. ajansäästön ja tehokkuuden vuoksi. Myös itse kutsuprosessi on kehittynyt huomattavasti kymmenessä vuodessa. Ennen riitti, että lähetät yhden kutsun, joissakin tapauksissa ennakkokutsu oli paikallaan. Tänä päivänä kutsuprosessi on usein vähintäänkin nelivaiheinen: ennakkokutsu, kutsu, ilmoittautumisen jälkeen kiitos ja vahvistus sekä tapahtumapäivänä mobiilisovelluksen kautta ohjeistus koko tapahtumasta.
Tapahtumamarkkinointi alana on toki muuttunut ja uusia palveluntarjoajia on tullut alalle teknologisen kehityksen myötä. Kuitenkin vahvat ja vanhat tapahtumatoimistot ovat yhä olemassa tarjoten laajasti kokemusta ja palveluitaan. Tapahtumissa käytetään paljon ja tehokkaasti teknologiaa, joka luo jatkuvasti uutta liiketoimintaa alan kylkeen. Huolimatta teknisistä apuvälineistä, sosiaalisesta mediasta – mielestäni kuitenkin tapahtuman ydin – ihmisten kohtaaminen on ja pysyy. Ja tulisikin pysyä yhä jokaisen tapahtuman ytimessä.