Blogi 1306

Tapahtumamarkkinointi blogi

Tapahtumamarkkinoinnin Blogi 1306 / osa1 »

Tapahtumalle tilaisuus Onkohan joku kirjoittanut blogia tapahtuman syntymisestä? Ei teoriaa, vaan elävän tapahtuman syntymää suunnittelusta toteutukseen ja ehkäpä vielä fiiliksiä jälkimainingeista. Minua haastettiin tähän ja päätin ottaa haasteen vastaan. Muutaman seuraavan kuukauden aikana pyrin kirjoittamalla avaamaan erään tapahtuman näkökulmasta kaikkea sitä, mitä tarkoittaa sanonta ’tapahtumalla on tuhat jalkaa’. Pyrin kättelemään avoimin mielin kaikkea eteen tulevaa […]

Idean synnyttäminen / Blogi 1306 osa2 »

Toistan sitkeästi tapahtuman punaisen langan merkityksellisyydestä. Ja punaisen langan metsästäminen tapahtumaan kuin tapahtumaan kannattaa. Toisinaan punainen lanka voi olla idea, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan ja myöhemmin toteutetaan. Toisiin tapahtumiin riittää jokin teema. Yritystapahtumien parhaimmistoa ovat sellaiset, joissa tapahtuma synnytetään tarinallistamisen avulla. Istuimme siis autossa nokat kohti pohjoista. Tavoitteena synnyttää idea ja raamit tapahtumalle. Tapahtuman ideoita […]

Tapahtumapaikan metsästys / Blogi 1306 osa3 »

Kun tapahtuman idea on synnytetty, siihen oli käytetty vain tuhat kilometriä ja yksi yö hauduttamiseen. Aika sujuvasti, paikoin 100 km/h, syntyi idea kantamaan kokonaisuutta. Idea on se sydän, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan ja kudotaan. Ennen kutomista suunnitteluun sisältyy monia yksittäisiä asioita, joista yksi on paikan valinta. Onneksi tapahtumapaikan valintaan on nykyisin apuvälineitä, joten ei muuta […]

Keskusteluja tapahtumatoimiston kanssa / Blogi 1306 osa4 »

Olin monen vuoden jälkeen ’pääsemässä’ jälleen tapahtumatuottajaksi. Koulutan työkseni tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, kun toiset erikoistuvat luontevasti tapahtumien tuottamiseen. Ymmärsin, että kyse on parinsadan hengen tilaisuudesta suurehkossa tilassa. Ymmärryksen kautta ensimmäinen ajatukseni oli ehdottomasti olla yhteydessä tapahtumatoimistoon. Huolimatta siitä, että itsellämme oli selkeät sävelet tapahtumalle ja sen idealle. Meillä oli jo ajatuksia somistuksesta, tarjoiluista ja […]

Kutsu ja kutsuprosessi / Blogi 1306 osa5 »

Kutsu on tapahtuman esite. Parhaimmillaan jo kutsu ilmentää tapahtuman tunnelmaa. Kutsun tunnelma työntyy siitä samasta aiemmin mainitusta ’ideasta’, eikä synny itsestään apuvälineistä ja tekniikoista huolimatta. Aikaa ja mukavaa äherrystä sekin vaatii. Koska kyseessä on yli satapäinen joukko kutsuttavia, päädyimme ajansäästön vuoksi sähköpostikutsuun. Tavoittamisen varmistamiseksi sitä tuettiin tulostetulla kutsulla etukäteen arvioituun tiettyyn kohderyhmään. Sähköposti, etenkin synttärijuhlaan, […]

Visuaalinen ilme siirtyy somisteiksi – tunnelmaksi / Blogi 1306 osa6 »

Oma autotalli-ideamme siirtyi ensin visuaaliseksi ilmeeksi yhdessä graafisen suunnittelijan kanssa. Koskapa perheeseen oli syntynyt uusi vanha auto, joka sisältää palan Suomen ulkomaan liikenteen historiaa, päätimme ottaa tuon vuoden 1925 T-Ford tapahtuman ytimeksi. Se tuli osaksi kutsun visuaalista ilmettä, mutta myös fyysisesti somistamaan Garage -autotalliamme. Juhlatilaksi valikoitui parin tenniskentän kokoinen halli, joten yksi auto ei taida […]

Kutsun antamien viestien konkretisoiminen käsikirjoitukseksi / Blogi 1306 osa7 »

Olen joskus saanut kutsuja, jotka herättivät mielikuvia ja odotuksia, mutta tapahtumasta poistuessani olen huomannut, että eivät ne aivan toteutuneetkaan. Tässä onkin tapahtumien yksi haaste, odotusten ja lupausten täyttyminen. Haasteelliseksi sen tekee mm. kutsu, joka on lähetettävä tarpeeksi ajoissa, jopa useita viikkoja ennen. Voi olla, ettei tuossa hetkessä ole vielä ehditty miettiä itse tapahtumaa, ohjelmaa ja […]

Yksityiskohtia ja pieniä asioita – niistä on tapahtuma tehty / Blogi 1306 osa8 »

Yksityiskohdat, pienet asiat ja huomiot, jotka sulautuvat tapahtuman ideaan ja teemaan, punovat punaista lankaa, jolla kudotaan toivottu tapahtumakokonaisuus. Tapahtuma on kokemusten summa. Yksityiskohdat ovat mielellään sellaisia, että ne antavat osallistujalle hoksaamisen ja löytämisen ilon. Tästä löytämisestä ja tällä kertaa tilan mahdollistamasta ’kuljailusta’ lähdettiin ideoimaan ja suunnittelemaan näitä pieniä kudelmia, yksityiskohtia tähän Garage Partyyn. Yksi selkeä […]

Tarjoilut ja niiden kilpailuttaminen / Blogi 1306 osa9 »

Yrittäjänä pyrin myös kannustamaan uusia yrittäjiä, vastustamatta täysin suuria vakiintuneita pelaajiakaan. Prosessimme kuluessa on taas kirkastunut miksi useat tapahtumatoimistot käyttävät samoja alihankkijoita esimerkiksi tarjoiluihin. Tarjoilut ovat kiistatta merkityksellisessä osana tapahtumaa. Joskus ne tuntuvat saavan pääosan. Huoltotiimille oli kuitenkin selvää, mikä on tarjoilun linja – sankarin ja luotavien olosuhteiden – se olisi katuruokaa. Yksinkertaista ja garagetyyliin […]

Miten saimme Flash Mobilla yllätyksellisyyttä tapahtumaan? BLOGI 1306 osa10 »

Jokaiseen tapahtumaan on hyvä saada jotakin yllätyksellistä. Sellaista, joka voisi mieleenpainuvasti yllättää osallistujan ja toisinaan jopa isännän itse. Usein parhaat ideat syntyvät kun tutustun tapahtumapaikkaan ja näin kävi tälläkin kertaa. Jo ensimmäisellä Kattilahallin käynnillä piirtyivät mieleeni autot, kuulin musiikin ja näin yllätysmomentin tanssin kautta. Varsinkin näin syntymäpäiväjuhlaa järjestäessä on hyvä huomioida niin isäntä kuin kutsuvieraat. […]

Sopivan kokoinen tapahtumatekniikka / Blogi1306 osa11 »

Tapahtumakin tarvitsee onnistuakseen tekniikkaa. Tarvitaan tarpeeksi sähköä, sopivasti lämpöä tai viilennystä lisäksi somistukseen ja äänentoistoon liittyvää audiovisuaalisia tehosteita. Tekniikan hoitaminen on asiantuntijalaji, jonka hoitamisessa kannattaa aina kääntyä osaavan ja sopivan kokoisen toimijan puoleen. Tekniikka syö usein tapahtumabudjetista suuren osan yhdessä tarjoilujen kanssa. Kannattaa siis olla tarkkana mitä oikeasti tarvitaan tai mikä on välttämätöntä? Huoltotiimi päätti […]

Tapahtuman johtaminen / Blogi 1306 osa12 »

Vähän niin kuin vaivihkaa päädyin johtamaan Garage Party -tapahtumaa. Pienikin tapahtuma vie aikaa vähintäänkin 100 tuntia, joten miten paljon sitten tällainen suuren autohallin kokoinen tapahtuma? Alussa kirjasin ylös työtunteja, kunnes tapahtuma saapui uniinikin. Ja niin hiipui uni- ja hereilläolotuntien kirjaaminen. Menihän idean synnyttämiseenkin tuo 1000 kilometriä eli puolitoista työpäivää. Tällä kaavalla viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen […]

Luvista ja turvallisuudesta Garage Partyyn liittyen / Blogi 1306 osa 13 »

Maaginen luku tapahtumassa on 200 ja kun se ylittyy, edellytetään erilaisia lupia. Silloin vaaditaan suunnitelmat ja luvat liittyen tapahtuman turvallisuuteen, pelastussuunnitelmaan, ensihoitoon, sammutuskalustoon jne. Toinen maaginen ilmaisu on yleisötilaisuus. Maagisten asioiden taustalla ovat kuitenkin tapahtumien turvallisuutta säätävä Pelastuslaki 379/2011 sekä asetus pelastustoimesta 407/2011. Garage Partyn huoltotiimissä turvallisuudesta vastaava Tero osasi avata ja painottaa turvallisuuden merkityksen. […]

Surku purku / Blogi 1306 osa 14 »

Pienenkin tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen heittäydytään käyttämään väsymättömästi aikaa ja askelia. Harvoin koko työmäärää tulee kirjattua ylös, sillä vahvimmillaan tapahtuma pyrkii uniinikin. Alussa tuntuu, että aikaahan kyllä on paljon. Tai ainakin riittävästi. Kunnes jäljellä on ne viimeiset kaksi viikkoa, jolloin hiotaan kohdalleen ja rakentamisvaiheessa voi hyvinkin syntyä kiireen tuntua. Garage Partyssä ei tullut kiire rakentamisessa, […]

Taphtuman Flash Mob

Garage Partyn opit ja oivallukset »

Vuosi tapahtuman jälkeen voi suodattaa esiin tunnelmia, muistiinpanoja ja muistikuvia tapahtumasta, sekä sen suunnittelusta. Lienee oikein todeta, että jos mitään ei tulisi mieleen, niin tokkopa siitä olisi jäänyt osallistujillekaan muistijälkiä. Tuolloin myöskään aistien käyttö ja vaikuttavuus ei olisi ollut paras mahdollinen. Näin ei kuitenkaan tainnut olla Garage Partyn kohdalla. Suuri projekti, jolla pieni projektiryhmä, johti […]