Juhlat, tapahtumat ja tilaisuudet tarvitsevat toteutuakseen tilan.Tapahtuman tarkoituksella on iso merkitys tilan valintaan ja tilan tunnelmalla iso vaikutus tapahtumaan. Katsotaanpa tätä suhdetta hieman tarkemmin.
Tapahtuman tarkoitus
Ennen kuin tapahtumatilaa voidaan valita, pitää miettiä, miksi tapahtuma järjestetään ja mikä on sen tarkoitus.Erilaiset tilaisuudet järjestetään joskus hyvinkin eri lähtökohdista. Häiden tarkoitus on eri kuin kolmekymppisten. Firman pikkujoulujen päämäärä on eri kuin yrityksen virallisemman tilaisuuden.
Kun tilaisuuden tarkoitus ja päämäärä ovat selvillä, voidaan keskittyä siihen, miten niitä tuetaan tapahtumatilalla.
Sopiva tila – mikä se on?
Tapahtuman päämäärä määrittää tilavalintaa. Tila on tapahtuman puitteet ja luo tapahtumalle tunnelman.Tarvitaan sopiva tila. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Mitä tarkoittaa sopiva? Jokaisella tapahtumatilalla on oma henkensä ja ne huokuvat erilaista tunnelmaa. Tila voi olla klassinen, kotoisa, moderni, vanhanaikainen, trendikäs. On oleellista tietää, mitä tilalta halutaan. Minkälaisia tunteita ja reaktioita tilan avulla halutaan vieraissa herättää?
Pahimmillaan epäonnistunut tilavalinta voi jopa pilata koko tapahtuman. Voi olla näköesteitä, hälyä, epäsopivaa tekniikkaa, tila on väärän kokoinen, tilassa on huono valaistus tai tilaisuuteen sopimaton tunnelma.
Sopiva ei aina tarkoita tyypillistä tai tavanomaista valintaa. Sopiva voi tarkoittaa myös yllättävää tai rajoja ja kaavoja rikkovaa.Joskus järjestäjä saattaa itsekin yllättyä lopullisesta tilavalinnasta ja päätyä erilaiseen tilaan kuin aluksi oli tarkoitus.
Kun tapahtumatilan valinta onnistuu, se tukee tapahtuman päämäärää, nostaa tilaisuuden seuraavalle tasolle, ja voi tehdä siitä vielä suunniteltuakin paremman!
Tiivistettynä:
- Tiedä, miksi järjestät tapahtuman.
- Tiedä, mikä on tapahtuman päämäärä ja tarkoitus.
- Mieti, mitä haluat tilalta.
- Mieti, minkälaisia tunteita haluat herättää vieraissa.
- Varmista, että tila on soveltuva esimerkiksi kooltaan ja sijainniltaan.
- Älä aliarvioi tapahtumatilan merkitystä tilaisuuden onnistumiseen.
Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä