Tapahtumamarkkinoinnin blogi - Sivu 4 5:stä - Faustus

28.12.2016

Kiitos pikkujouluista

Kiitos, sain useita kutsuja pikkojouluihin, mutta ehdin piipahtamaan vain muutamissa. Yhdet olivat perinteiset, siellä nautittiin juomia ja pientä naposteltavaa – ja osa taisi bilettää pikkutunneille sakka. Toisissa oli asiaohjelmana kulttuurikierros ja siellä maisteltiin glögiä hyvän tarjoilun kera. Kolmannen imarteleva tervehdys jo kutsussa houkutteli ’Hei ihana tyyppi’. Kutsussa kerrottiin, että ilmesty haluamaasi aikaan toiminnallisiin pikkujouluihin. Ja todentotta näissä pikkujouluissa askarreltiin kierrätysmateriaaleista Tuunaajamutsinopastuksella. Minä poropeukaloinen uskalsin sujauttaa itsetekemäni heijastimet joulupaketteihin.

Itse uskon, että toiminnallisuus on edelleen in kaikissa tapahtumissa tulevanakin vuonna 2017!

Toiminnan kautta jaamme osaamista ja piirrrymme syvemmin muistiin ja mielikuviin.

Kiitos kaikille pikkojoulukohtaamisista!

28.12.2016

Tapahtuma on rakkaus

Pitkän työrupeaman jälkeen kotiin saapuessani kiinnittyi huomioni puhtaaseen tuoksuun, kynttilän valoon sekä siihen, että jääkaappiin oli ilmestynyt lempijuustoani. Kyse oli mielestäni rakkauden osoituksesta. Juustoa nauttiessani kynttilän valossa pohdin, että juuri samasta osoittamisesta on kyse tapahtumissa. Osallistuville osoitetaan huomiota ja heidän annetaan kokea ainutlaatuisuus ja tärkeys. Päädyin sellaiseen toteamukseen, että ’tapahtumat ovat rakkaudenosoituksia kohderyhmälleen’!

Joulutoiveeni on, että annetaan lähimmäisten tuntea samanlaisia pieniä huomioita. Ei ainoastaan lahjoina, vaan pieninä tekoina. Jos se olisinkin minä joka keittäisin kahvit, sytyttäisin kynttilän tai tyhjäisin tiskikoneen?

Kiitos kohtaamisista ja yhteistyöstä vuonna 2016 sekä rakkauden täyteläistä joulua, Helena #tapahtumatohtori

28.10.2016

Tilaa tapahtumatohtori puhujaksi

Onko sinulla tulossa tapahtuma, mutta sisältö vielä avoinna? Tilaa tapahtumatohtori puhumaan.

”Helena alias tapahtumatohtori oli yli sadan hengen asiakastapahtumassamme puhumassa tapahtuma-alan asiantuntijoille. Esityksessä oli asiaa energisesti ja viihdyttävästi ilmaistuna otsikkona Tapahtumatohtorin resepti. Kokemuksesta voimme suositella” Aila Asu, asiakkuuspäällikkö, Musiikkitalo.

Kesto voi olla puolesta tunnista – kahteen tuntiin. Tapahtumatohtori puhuu myös ilman ppt-esitystä. Hyvä otsikko on esimerkiksi Tapahtumatohtorin resepti, joka kattaa näkemyksiä tapahtumista ja alasta tähän päivään ja tulevaisuuteen. Ota yhteyttä helena.vallo@faustus.fi

19.10.2016

Uusin kirja etuhintaan

Nyt voit tilata uusimman Tapahtuma on tilaisuus – kirjan ETUHINTAAN 55 euroa suoraan täältä sisältäen toimituskulut.

KIRJOITA SANA: TAPAHTUMA verkkokaupassa ostoskorin yhteydessä kohtaan kuponkikoodi (Kirjan ovh 69,50€).

TARJOUS VOIMASSA 31.10.2016 SAAKKA.

Kirjassa on uutta sisältöä on mm. – digitaalisuudesta, tavoitteiden asettamisesta, mittaamisesta, tapahtumien markkinoinnista, turvallisuudesta, livestreemauksesta, tarinallistamisesta jne. Lisäksi mukana on uusia caseja ja tarinoita onnistuneista ja voitokkaista tapahtumista, mutta myös opettavaisia tarinoita epäonnistuneista tapahtumista.

19.10.2016

Haastan – Suomalaista tapahtumalaatua ja vaikuttavuutta maailmalle

Sibelius

Minulla on ollut ilo nähdä kansainvälisten tapahtumien parhaimmistoa, sellaisia jotka on valikoituneet tapahtumakilpailujen terävimpään loppuottelijajoukkoon. Usein ne ovat myös spektaakkelimaisia, suuria tuotantoja joissa on mahtipontisia ilotulituksia ja rahaa käytetään todella paljon.

Mahtipontisuus ei kuitenkaan ole itsetarkoitus. Tapahtuma-alan kilpailussa tuomaristo koostuu monipuolisesta alan osaamisesta. Näkemystä ja kokemusta on laajasti, joten kyllä tuomaristo näkee kokemuksellaan ilotulituksien taakse. He, itseni mukaan lukien, haluavat nähdä tapahtuman idean, punaisen langan sekä tavoitteet jotka on mitattu ja ne voidaan todentaa. Toivotaan ja odotetaan tapahtumia, joilla on vaikuttavuutta ydintoiminnalle. Usein onnistumisen perusta onkin näppärä idea, jonka ympärille rakentuu monikanavainen tapahtuma. Nämä lisäävät brändimielikuvaa ja nostavat brändin siivilleen kyseisessä tapahtumassa.

Tiedän, että Suomesta todellakin löytyy tällaisia tapahtumia, joten heitän haasteen. Viedään yhdessä tapahtumaosaamistamme maailmalle. Ja kuinka esimerkiksi? Ehdotan, että osallistut Eventex tapahtuma-alan kilpailuun.

Sarjoja on useita ja ne löytyvät ohjeineen täältä

Lisäksi käyttämällä koodia helenavallo, saat edun ilmoittautuessasi kilpailuun. Takaraja töiden jättämiseen on lokakuun loppu, joten vielä keretään.

7.10.2016

Helena Vallo Eventexin tuomaristoon

Eventexin perustaja Ovanes Ovanessian

Eventexin perustaja, Ovanes Ovanessian, on tyytyväinen kun tuomaristoon saadaan suomalaista verta. Hän myös toivoo, että Suomalaisella osaamisella osallistuttaisiin kilpailuun runsaammin. Hän muistuttaa miten voitokkaita ovat olleet Tapahtumantekijät, joka viime vuonna oli finaalissa, ja myös Catch Box, joka ylsi voittoon omassa sarjassaan.

Ensi kertaa globaaliin tapahtuma-alan kilpailuun Eventexin tuomaristoon on kutsuttu suomalainen tapahtuma-alan osaaja Helena Vallo. Kilpailu on globaali niin tuomariston kuin osallistuvien tapahtumatöidenkin suhteen ja poikkeaa siten mm. Eubea ja Evento Awards – kilpailuista. Viime vuonna Eventex kilpailuun osallistuttiin kolmestakymmenestä maasta.

Eventex tapahtuma-alan kilpailu järjestetään nyt seitsemättä kertaa ja palkinnot jaetaan tammikuussa Irlannissa. Tuomariston muodostaa yli kolmekymmentä jäsentä maailmanlaajuisesti ja tuomarointi tapahtuu verkon yli. Jokaiseen 23 eri kilpailusarjaan on omat kriteerit, ja tuomaristo arvioi ehdotukset asteikolla 1-10. Tässä kilpailussa tuomarointi on avointa ja kaikki ehdokkuudet, äänet ja tuomareiden kommentit julkaistaan voittojuhlan jälkeen.

’’Erityisen kiinnostavaa on sarjojen monilukuisuus. Oma kilpailusarja on mm. festarille, musiikki- ja business-tapahtumalle unohtamatta tapahtumateknologiaa’’, Helena Vallo kertoo.

Tuomaroinnin tuloksena julkistetaan 3-5 eniten ääniä saanutta ehdotusta kustakin sarjasta. Voittaja sekä toinen ja kolmas sija julkistetaan voittogaalassa 24.1.2017 Dublinissa Irlannissa.

’’Luonnollisesti olen iloinen ja jopa ylpeä, että saan edustaa suomalaista tapahtuma-alaa globaalissa kilpailussa’’, kertoo Helena, joka työkseen kouluttaa tapahtumamarkkinointia sekä tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista. Hän jatkaa: ’’Tiedän kokemuksesta, että töiden arviointi vie todella paljon aikaa, mutta se on myös erityisen antoisaa. Saan valtavasti ammennettavaa koulutuksiin ja esityksiin, joten ehkä osaltani voin myös auttaa ja tuoda kansainvälisiä hyviä käytäntöjä myös suomalaiseen toimintaan. Intohimoni on tapahtumat.’’

Lisätietoja: Helena Vallo, toimitusjohtaja Faustus Oy 045 – 114 8444

http://www.faustus.fi/

http://eventex.co/

http://eventex.co/id/ovanes-ovanessian/ evenber 201

22.9.2016

Kiitos kun tulit – Sydämeni osuman sai

Ilo oli olla puhumassa suurelle yleisölle Messukeskuksessa Meetings&Events tapahtumassa. Tapahtumatohtorin esitys käsitteli tapahtumien tavoitteiden taikaa, tarinoiden voimaa ja sitä miten syntyy ja miksi synnyttää WOW tapahtumaan?

Kuulijoita oli paljon, joten tuli tunne että tapahtuma-asiat kiinnostavat. Erityisesti lämmitti se, että jälkikäteen osa kuuntelijoista kertoi tulleensa juuri ’tapahtumatohtorin sanomaa kuulemaan’ ja jatkoi ’antoi ajattelemisen aihetta’.

Aloitin esitykseni Siirin musiikkikappaleella ’Sydämeni osuman sai’ – joka sopii sanomaan kun puhutaan tapahtumien vaikuttavuudesta. Jokaisen tapahtuman tulisi aiheuttaa osuma osallistujan sydämeen. Vaikuttaa niin, että sen muistaa jopa parinkymmenen vuoden jälkeen. Muistaa sen tunteen, tarinan tai tunnelman, johon voi mielikuvissa palata uudestaan ja uudestaan.

Tapahtumatohtorin rohdot tekivät kauppansa ja onnekas kuulija voitti Onnistuneen tapahtuman malli® -verkkokurssin.

Jaettava Materiaali löytyy SlideSharesta.

31.8.2016

Tapahtumatohtorin #aamumiiting 25.8.

Tapahtumatohtorin ensimmäinen aamumiiting vietettiin Lapinlahden sairaalan tunnelmissa ja historian havinaa huokuvassa sairaalan auditoriossa.

Idea tapahtumalle syntyi uusimmasta Tapahtuma on tilaisuus – kirjan sisällöstä. Oli tarvetta kertoa tapahtuma-alan uusista tuulista, tarinallistamisesta ja johdon sitoutumisesta tapahtumiin. Tapahtumassa olivat puhumassa tapahtumatohtorin lisäksi Tarinakoneen Anne Kalliomäki sekä Danfossin Heikki Hiltunen.

Kiitos osallistujille ajasta, kannustavasta palautteesta sekä yhteisestä inhimon jakamisesta!

8.8.2016

Tapahtumamarkkinointi webinaarit elokuussa

Tapahtumatohtorin webinaarit tuovat tapahtumakoulutukset lähellesi. Enää ei tarvitse matkustaa vaan voit opiskella uusinta uutta siellä missä sinulle sopii. Tapahtumatohtorin webinaarit sopivat jokaiselle tapahtumia suunnittelevalle. Ensimmäinen 16.8. – Tapahtumamarkkinoinnin ABC – webinaarin sisältö vastaa kysymykseen miksi ja miten tapahtumat linkittyvät muuhun markkinointiviestintään ja liiketoimintaan. Millaisia vahvuuksia on tapahtumilla? Miten maine liittyy tapahtumiin?

Toinen 17.8. – Tapahtuman suunnitteluprosessi – webinaarin sisältö on tarkoitettu juuri sinulle, joka tahdot hahmottaa tapahtuman suunnitteluprosessin kirkkaammin. Mitä pitää suunnitella ennen tapahtumaa, mitä itse tapahtumassa ja tapahtuman jälkeen. Vai pitäisikö koko prosessi suunnitella ennen h-hetkeä? Tässä webinaarissa käsitellään myös tapahtumien johtamista ja mietitään miten vältät sudenkuoppia.

Kolmas webinaari 18.8. – Tapahtuma on tilaisuus 5.0 – tuo sinulle uusimman tiedon, joka on tallennettu myös juuri ilmestyneeseen Tapahtuma on tilaisuus -kirjaan. Opit eritasoisista tavoitteista ja muutos -ajattelsuta, tarinallistamisesta. Mikä alalla on hottii?

Kiinnostuitko? Ilmoittaudu kokonaisuuteen tai vain yhteen. Vaikka webinaari aika 9-10.30 ei sovi aikatauluusi hintaan kuuluu tallenne, jonka saat käyttöösi.

13.6.2016

Verkkokurssi tapahtuman suunnitteluun – opiskele vaikka heti meren äärellä

Opiskele vaikka meren äärellä

Onnistuneen tapahtuman malli® verkkokurssina on uusi mahdollisuus. Se on tarkoitettu kaikille jotka työskentelevät tapahtumien parissa. Kurssi koostuu mallin mukaisesti moduuleista, joissa käsitellään yhtä aihetta kerrallaan. Mukana on pohdintatehtäviä ja saat käyttöösi Onnistuneen tapahtuman malli® – työkalun. Ensin opiskelua ja harjoitusta ja sitten voit käyttää mallia jokaisessa tapahtumassa jossa olet mukana suunnittelemassa tai johtamassa. Parasta on se, että saat palautteen tapahtumasta jonka suunnittelet kurssin aikana.

Kurssilla käsitellään esimerkiksi

• tavoitteiden merkitys tapahtuman sisällön suunnittelulle

• erilaisia tavoitteita ja miten onnistumista mitataan niiden kautta

• muutosajattelu voimavarana

• elämyksellisyys

• kohderyhmän analysointi

• sosiaalisen median käyttöä tapahtumissa

• tapahtuman johtaminen

• vinkkejä onnistumiseen

• sudenkuoppia, joita voi välttää suunnittelun eri vaiheissa

Kysy lisää tai osta heti

20.5.2016

Uutta sisältöä uudessa kirjassa

Uusin tapahtumamarkkinointia käsittelevä kirja on juuri ilmestynyt. Kiitos kaikille, jotka olette olleet mukana sen synnyttämisessä. Olette antaneet uusia ideoita ja ajatuksia ja kutsuneet tapahtumiin. Kirja sisältääkin uutta mm. tapahtumien mittaamiseen ja tuloksellisuuteen liittyen, elämyksellisyyteen ja siihen miten tapahtumia suunnitellessa voi käyttää hyödyksi muutosajattelua puhumattakaan turvallisuutta, johon saimme ammattiapua Jullelta. Kirjassa on paljon uusia esimerkkejä onnistuneista tapahtumista sekä pieniä vinkkejä erilaisiin yksityiskohtiin. On kirjassa karu esimerkki epäonnisesta tapahtumasta – eli sellaisia yhä löytyy. Tämän vuoksi kirja onkin alunperin kirjoitettu ja tarkoitettu jokaiselle joka työskentelee tapahtumien parissa. Yhä parempien ja tuloksekkaampien tapahtumien vuoksi tapahtumatohtori myös kouluttaa. Seuraava kokopäivän koulutus on 2.6. ja tuohon koulutukseen kuuluu osana myös tämä uusi kirja lue lisää ja ilmoittaudu. Jos et ehdi tuohon koulutukseen – pysy kuulossa tulossa on verkkokurssi tapahtumien järjestämisestä ja elokuussa on kolme eritasoista webinaaria. Kirjaa on ostettavissa hyvinvarustetuista kirjakaupoista sekä www.tietosanoma.fi -kirjakaupasta.

10.5.2016

Tapahtumatohtorin webinaarit – uutta!

Tapahtumatohtorin tapahtumamarkkinointi webinaarit sopivat henkilöille, jotka työskentelevät tapahtumien parissa ja haluavat suunnitella ja toteuttaa yhä tuloksekkaampia tapahtumia. Henkilöille jotka haluavat aikaansaada liiketoimintaa tukevia tapahtumia.

Kokonaisuus toimii erittäin hyvin myös henkilölle, joka on uusi tapahtuma-alalla tai tapahtuman järjestäjänä ja haluaa ymmärtää kokonaisuuden, mistä on kyse onnistuneen tapahtumakokonaisuuden synnyttämisessä.

Kokonaisuus sopii myös itseoppineelle ja erityisesti ’inhouse’ tapahtumia suunnitteleville. Webinaarit soveltuvat hyvin markkinointitehtävissä toimiville henkilöille, jotka haluavat ymmärtää tapahtumien roolin muiden markkinointivälineiden rinnalla ja oppia suunnittelemaan tavoitteellisia tapahtumia

Lue lisää ja ilmottaudu http://www.eventium.fi/koulutus/tapahtumatohtori-webinaari/

28.4.2016

Uusi kirja ja uutta sisältöä

Tapahtuma on tilaisuus – kirja ilmestyi ensimmäisen kerran syksyllä 2003. Ja uusin laitos kirjasta on juuri ilmestynyt. Lukijalle tämä tarkoittaa uutta sisältöä, uusia esimerkkejä ja luettavaa koko tapahtuma-alasta. Uutta sisältöä on muunmuassa

• digitaalisuus tapahtumissa

• muutosajattelu – tapahtuman suunnittelussa

• tuloksellisuus – mittaaminen tapahtuman voimana

• tarinan voima

• esimerkkejä onnistuneista ja palkituista tapahtumista

Uuni tuoreen kirjan saavat kotiin viemisiksi kaikki 2.6. pidettävään kokopäivän Tapahtuma on tilaisuus – koulutukseen osallistujat. Koulutuksessa käsitellään myös näitä teemoja ja kokonaisuuteen sisältyy jälkikäteen mahdollisuus tunnin konsultointiin omaan tapahatumaasi. Ilmoittaudu koulutukseen tästä.

PS. Opiskelijat ja oppilaitokset – gradujen ja lopputöiden tekijät käytäthän uusinta painosta – tunnistat ne erivärisistä kansista.

19.4.2016

Oppeja ja oivalluksia Eventexistä

Eventex Conference

Toimiessani vaativissa markkinointiviestinnän tehtävissä ja esimiehenä, mottoni oli aina, että jokaisesta koulutuksesta, seminaarista tai kohtaamisesta pitäisi oppia vähintään kolme asiaa. Niiden asioiden avulla voisin kehittää omaa työtäni. Arvaatko, montako asiaa kirjasin itselleni paluulennolla Eventexistä? Sata. Jos sadasta asiasta voin viedä käytäntöön edes kymmenen prosenttia, se on jo kymmenen uutta asiaa.

Founder of Eventex Ovanes Ovanessian

Päällimmäinen ajatus tuosta tehokkaasta parin päivän globaalista osallistumisesta oli oman tapahtumainnostuksen vahvistuminen. Oli ihanaa olla omien joukossa. Oli ihanaa keskustella ja huomata, että ihmiset puhuvat ympäri maailmaa samoista tapahtuma-alan haasteista, kuten tuloksellisuudesta, mittaamisesta, teknisestä kehityksestä ja asiakaskokemuksesta.

Charles Marcus, Eventex

Itse konferenssin anti oli monipuolinen. Huikeimman tarinan ja sisällön toi Charles Marcus, joka onkin listattu kuudenkymmen parhaan motivointipuheen pitäjäksi. Hänen viestinsä oli selkeä: johtajalla on visio ja intohimo myy. Totuuksia, jotka liittyvät myös meihin tapahtumaihmisiin.

Eventex Conference

Tapahtuman moderoinnista opin paljon. Huomasin, mikä vaikutus on sisältöön kytketyllä moderoinnilla, jossa moderoija on itse ollut luomassa sisältösuunnitelmaa, eikä häntä ole vain ostettu lukemaan spiikkejä. Innostavaa.

Oman kokemukseni mukaan trendeinä nostivat päätään tapahtuman inhimillisyys, tarinankerronta sekä aito vuorovaikutus. Seminaarissa käytettiin ns. tapahtuma-appia, kuten päivän trendeihin kuuluu. Ihmiset olivat vuorovaikutuksessa, ottivat kantaa ja äänestivät sovelluksen avulla. Sovellus ei ollut itsetarkoitus, eikä se ollut päälle liimattu tapahtumaan. Minulle tuli tunne, että järjestäjät olivat suunnitelleet käsikirjoituksen seminaarille ja miettineet kytkennän osallistujien, puhujien ja moderoijan kesken. Nautittavaa.

Storytelling in Eventex

Me osallistujat pääsimme puhumaan luovuudesta ja kehittämään sitä kirjoittamalla ja kertomalla omia onnistuneita tapahtumatarinoita toisillemme. Yhden tarinan sijaan kuulin viisi globaalia tarinaa onnistuneista tapahtumista. Puhetta ihmisen mielestä ja aivojen toiminnasta oli paljon. Nykyihminen jaksaa esimerkiksi keskittyä 25 minuuttia kerrallaan. Sen jälkeen täytyy tapahtua jotakin stimuloivaa. Puolentoista tunnin kalvosulkeiset ovat siis auttamattomasti out.

Masterclass Eventex

On palkitsevaa huomata, että tapahtumasuunnittelua ja tuloksellisuutta helpottavia tapahtuma-alan malleja ovat Event Roi, Event Canvas sekä ei vähempää eikä enempää Onnistuneen tapahtuman malli®. Tämä malli syntyi ensimmäisen Tapahtuma on tilaisuus -kirjan kirjoittamisen yhteydessä. Haastattelin kirjaan Eija Häyrisen kanssa suomalaisia alan toimijoita. Malli on yhä toimiva työkalu ja se on mukana koulutuksissani. Seuraava Tapahtuma on tilaisuus -koulutus on Helsingissä 2.6. Osallistujat saavat uusimman, eli 5. uudistetun painoksen Tapahtuma on tilaisuus -kirjasta. Koulutus sisältää uusia tuulahduksia alalta.

Eventexin oppeja

– Tapahtuman sisältö kannattaa kytkeä moderointiin.
– Suunnittele seminaarille käsikirjoitus. Mieti osallistujien, puhujien ja moderoijan suhdetta etukäteen.
– Anna ihmisten jakaa kokemuksiaan ja osaamistaan.
– Ihminen jaksaa keskittyä 25 minuuttia kerrallaan. Puolentoista tunnin kalvosulkeiset ovat out.

Kuvat by Martin Stoykov and Yuliyan Hristov

12.4.2016

Eventexin juhlan pääroolissa on palkintojen jako

Photo by Martin Stoykov and Yuliyan Hristov

Eventexin palkintojuhla Bulgarian Sofiassa oli konstailematon juhla, jonka pääroolissa oli tapahtuma-alan palkintojen jako. Paikalla oli alan top-toimijoita, kouluttajia, puhujia ja totta kai finalistien joukkoon yltäneitä.

Cacthbox, tuo ensimmäinen heitettävä mikrofoni, voitti oman sarjansa parhaana tapahtumateknologia-startupina. Tapahtumatoimisto Tapahtumantekijät oli mukana Vuoden tapahtuma -sarjassa ST1 Päivä 2015 –tapahtumallaan ja ylsi komeasti kolmanteen sijaan. Onnea yhä!

Rob Davidson, founder of MICE Knowledge and Helena Vallo

Näiden sarjojen lisäksi tässä ainoassa globaalissa tapahtuma-alan kilpailussa kisattiin muun muassa parhaan puhujan sarjassa, jossa voiton vei Suomessakin vieraillut kollegani Rob Davidson. Parhaan tapahtumateknologia-applikaation sekä parhaan mobiilisovelluksen voitti USA:sta Double Dutch. Oma sarjansa oli myös parhaalle konsertille, josta pokaalin nappasi Puolalainen Evertything is Poetry. Parhaan konferenssin ja vuoden tapahtuman tittelin voitti Microsofin Future Decoded 2015, jonka oli suunnitellut ja tuottanut parhaan tapahtumatoimiston tittelin voittaja Momentun Worldwide Isosta-Britanniasta. Parhaan yritystapahtuman pokaali meni Australiaan. Kiinnostava oli myös kategoria, jossa haettiin parasta brändiin sitouttavaa tapahtumaa. Tässä sarjassa voitto meni Intiaan Classmate Art Academy –tapahtumalle.

Global Awards, Photo by Martin Stoykov and Yuliyan Hristov

Global Eventex Awards 2015 -kilpailuun osallistui yli 150 kilpailijaa ympäri maailmaa. Gategorioiden voitot jakautuivat globaalisti. Kaikki sarjat ja voittajat löytyvät täältä http://eventex.co/how-to-become-part-of-the-league-of-extraordinary-eventprofs.

Tuomaristossa tässä tapahtuma-alan kilpailussa oli maailmanlaajuisesti arvostettuja alan ammattilaisia, kouluttajia, puhujia ja kirjojen kirjoittajia. Eventexin järjestäjät olivat kutsuneet heidät arvostettuun tuomariston tehtävään. Palkintojen kriteerit vaihtelevat kategorioittain ja ne päivitetään tapahtuma-alan trendien mukaan. Myös kategorioiden määrä vaihtelee vuosittain. Tänä vuonna tuomaristossa olivat mm. Elling Hamso, Nadja Makova sekä Maarten Schram, jotka toimivat myös Suomen Evento Awardsin tuomaristossa. Eventexin tuomaristossa oli tänä vuonna yli kolmekymmentä henkilöä. He löytyvät täältä http://eventex.co/eventawards2015/jury/.

Jan-Jaap in der Maur, foto by Martin Stoykov and Yuliyan Hristov

Juhlan ja konferenssin moderoi Jan-Jaap in Der Maur. Olen kokenut yhtä syvällistä otetta tapahtuman juontamiseen harvoin. Juontaminen ei ollut päälle liimattua. Jan-Jaap in Der Maur on moderoinnin asiantuntija ja uskoo, että hyvällä moderoinnilla kokouksista ja tapahtumista tulee tehokkaampia, jopa hauskempia. Kuten minun unelmani on nostaa tapahtumien tasoa, se on myös hänen unelmansa.

Photo by Martin Stoykov and Yuliyan Hristov

Kaiken kaikkiaan Eventex-tapahtuma oli globaalin kodikas. Globaali kotoisuus on ollut alun perin kuusi vuotta sitten syntyneen tapahtuman tarkoituskin. Ilmankos tapahtuman luoja Ovanes Ovanessian myhäili tyytyväisenä paikan päällä. Paikalle ei haeta määrää vaan ennemminkin alan ihmisiä, jotka haluavat aidosti kehittää ja verkostoitua globaalisti. Tapahtuma onnistui tässä mielestäni mainiosti. Toivon, että kilpailuun saadaan lisää tapahtuman tekijöitä Suomesta – toivottavasti jo seuraavaan kilpailuun.

Mitä itse opin tässä tapahtumassa? Siitä kerron seuraavassa blogissani.

30.3.2016

Intohimo tapahtumiin yhdisti Eventexissä

Eventex Seminar 2016

Sympaattinen, interaktiivinen ja globaali. Näillä sanoilla kuvailisin Bulgarian Sofiassa pidettyä tapahtuma-alan konferenssia Eventexiä. Eventexissä palkitaan globaalisti alan osaajia. Tämän vuoden konferenssi piti sisällään seminaarin, gaalajuhlan sekä koulutuksia. Tapahtuma järjestettiin jo kuudetta kertaa. Tämän vuoden Eventexissä mukana oli nelisensataa osallistujaa.

Tapahtuma pidettiin miljoonakaupungissa, mutta tapahtuma oli varsin kompakti ja sympaattinen. Usealle osallistujalle se oli ensimmäinen alan tapahtuma kotimaan ulkopuolella ja kuitenkin osallistujia yhdisti yhteinen kieli ja maailma, nimittäin intohimo tapahtumiin. Paikalla oli tapahtumatoimistojen edustajia, alan teknologia- ja softayritysten ihmisiä, tapahtumien tuottajia, luennoitsijoita ja kouluttajia. Paikalla oli ihmisiä idästä, lännestä, pohjoisesta ja etelästä, kuten Venäjältä, USA:sta, Belgiasta, Bulgariasta, Hollannista, Englannista, Makedoniasta ja Suomesta. Yhteinen intohimo tapahtumiin teki keskustelun helpoksi ja globaali maailma kutistui juurikin sopivan kokoiseksi keskustelulle ja vuorovaikutukselle.

Ensimmäisinä päivinä osallistujilla oli mahdollisuus osallistua pienryhmäkoulutuksiin aiheina sosiaalinen media, tapahtumatekniikka ja muu alan ajankohtaiset teemat. Koulutuspaikkana oli todella sympaattinen Lavanda-ravintola Sofian keskustassa, jossa jokainen huone, tuoli tai esine oli uniikki ja mallikkaasti historian patinoima. Oli ilo huomata, että kaikki konstruktiivisen oppimiskäsityksen ainekset, kuten oman mukavuusalueen ulkopuolelle meneminen, ryhmäkeskustelut ja yhdessä pohtiminen olivat käytössä koulutuksissa.

Eventexin seminaari järjestettiin Bulgarian parhaassa konferenssikeskuksessa. Sofia Event Center on uuden ostoskeskuksen yhteydessä. Sali, fasiliteetit ja tekniikka olivat ensiluokkaisia. Neliskulmainen sali, jonka jokaiselle neljälle seinälle heijastettiin esityksiä, asiaa tai kuvia, oli vaikuttava. Myös se, että esiintyjät olivat salin keskellä mahdollisimman lähellä osallistujia loi oman tunnelmansa. Osallistujat istuivat mukavasti kaaren muodossa, erilaisissa penkeissä ja nojatuoleissa muodostaen lähes ympyrän esiintyjän ympärille. Seminaarin ydinajatus oli interaktiivisuus ja järjestelyt edistivät sitä mainiosti. Esityksissä käytettiin hyväksi tekniikkaa, osallistujat keskustelivat, äänestivät ja moderaattori piti yleisön tiiviisti läsnä. Merkillepantavaa oli, etteivät ihmiset notkuneet somessa. Someilu tai twiittailu itse seminaarista ei ollut itsetarkoitus, vaan yleisö oli läsnä ja osallistui. Seminaarissa onnistui kohtaaminen aidoimmillaan.

Alan palkinnot jaettiin gaalajuhlassa 19 eri sarjassa – tästä kerron seuraavassa blogissani.

9.12.2015

Miksi tapahtumatilaan kannattaa panostaa?

Härmän Rati

Juhlat, tapahtumat ja tilaisuudet tarvitsevat toteutuakseen tilan.Tapahtuman tarkoituksella on iso merkitys tilan valintaan ja tilan tunnelmalla iso vaikutus tapahtumaan. Katsotaanpa tätä suhdetta hieman tarkemmin.

Tapahtuman tarkoitus

Ennen kuin tapahtumatilaa voidaan valita, pitää miettiä, miksi tapahtuma järjestetään ja mikä on sen tarkoitus.Erilaiset tilaisuudet järjestetään joskus hyvinkin eri lähtökohdista. Häiden tarkoitus on eri kuin kolmekymppisten. Firman pikkujoulujen päämäärä on eri kuin yrityksen virallisemman tilaisuuden.

Kun tilaisuuden tarkoitus ja päämäärä ovat selvillä, voidaan keskittyä siihen, miten niitä tuetaan tapahtumatilalla.

Ravintola Sunn

Sopiva tila – mikä se on?

Tapahtuman päämäärä määrittää tilavalintaa. Tila on tapahtuman puitteet ja luo tapahtumalle tunnelman.Tarvitaan sopiva tila. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Mitä tarkoittaa sopiva? Jokaisella tapahtumatilalla on oma henkensä ja ne huokuvat erilaista tunnelmaa. Tila voi olla klassinen, kotoisa, moderni, vanhanaikainen, trendikäs. On oleellista tietää, mitä tilalta halutaan. Minkälaisia tunteita ja reaktioita tilan avulla halutaan vieraissa herättää?

Pahimmillaan epäonnistunut tilavalinta voi jopa pilata koko tapahtuman. Voi olla näköesteitä, hälyä, epäsopivaa tekniikkaa, tila on väärän kokoinen, tilassa on huono valaistus tai tilaisuuteen sopimaton tunnelma.

Sopiva ei aina tarkoita tyypillistä tai tavanomaista valintaa. Sopiva voi tarkoittaa myös yllättävää tai rajoja ja kaavoja rikkovaa.Joskus järjestäjä saattaa itsekin yllättyä lopullisesta tilavalinnasta ja päätyä erilaiseen tilaan kuin aluksi oli tarkoitus.

Kun tapahtumatilan valinta onnistuu, se tukee tapahtuman päämäärää, nostaa tilaisuuden seuraavalle tasolle, ja voi tehdä siitä vielä suunniteltuakin paremman!

Tiivistettynä:

Tiedä, miksi järjestät tapahtuman.
Tiedä, mikä on tapahtuman päämäärä ja tarkoitus.
Mieti, mitä haluat tilalta.
Mieti, minkälaisia tunteita haluat herättää vieraissa.
Varmista, että tila on soveltuva esimerkiksi kooltaan ja sijainniltaan.
Älä aliarvioi tapahtumatilan merkitystä tilaisuuden onnistumiseen.

Vieraskirjoittajana Suvi Joensivu, Venuu
Venuu.fi: Juhla-, sauna- ja kokoustilat helposti netistä

14.9.2015

Mikä ihmeen ROI?

Olin kuuntelemassa kun Elling Hamso puhui tapahtumatoimisto Sisters Incin aamutilaisuudessa. Teemana oli tapahtumien mittaaminen ja ROI, jolla tarkoitetaan tapahtumaan investoinnin tuottoa. Markkinointiin liittyvässä keskustelussa puhutaan ROMI:sta eli Retrun On Marketing Invest.

ROI organisaatio on luonut oman ROI pyramidin ja teorian, miten tapahtuman arvo lasketaan. Perusajatus on se, että jokaisen tapahtuman tulee tuottaa osastujalle arvoa. Lisäksi arvo pitää laskea jokaiselle kohderyhmälle erikseen: tapahtuman järjestäjälle, sponsorille, alihankkijalle ja toki itse tapahtumaan osallistuvalle. Arvoa, joka saa osallistujan muuttamaan ei vaan ajatustaan vaan oikeasti tekemään jotakin erilailla tapahtuman jälkeen. Tämä muutos on juuri se, joka lopulta tuottaa tulosta ja sen kautta voidaan laskea tapahtuman tuotto. Esimerkki: Tapahtuman tavoitteena on kouluttaa kokoustekniikoita ja aikaansaada tehokkaampia kokouksia. Tapahtuman tuotto osallistujalle realisoituu vasta sitten kun hän oikeasti käyttää uusia tekniikoita ja kokouksiin käytetty aika on lyhentynyt. Tätä muutosta voidaan mitata vasta kuukausien päästä tapahtumasta. Arvo syntyy ajansäästönä, joka voidaan muuttaa rahaksi.

ROI pyramidi ajatteluun liittyy erityisen paljon hyvää, mutta tapahtuman suunnittelijalle se voi aiheuttaa pään vaivaa. Oleellista on kuitenkin tapahtuman oikeanlaisten tavoitteiden ja mittareiden asettaminen. Ei riitä, että kysytään osallistujien tyytyväisyyttä tapahtumaan, vaikka 90% tapahtuman palautekyselyistä näin tekeekin. Tavoitteiden tulee ohjata sisällön suunnittelua. Asetettuja tavoitteita tulee myös mitata. Jos tavoitteena on muuttaa asennetta tapahtuman järjestäjää kohtaan, voidaan kysyä mikä oli asenne järjestäjästä ennen tapahtumaa ja sen jälkeen. Jos tavoitteena on oppia vaikka luennosta, on kysyttävä miten paljon uutta puhuja toi sinulle. Mikä oli muutos tiedon määrässä?

Niin tai näin. Tapahtumassa täytyy aina olla oikea yleisö tai kohderyhmä, oikeanlainen ja otollinen tapahtumaympäristö. Tavoitteena tulee olla jonkinasteinen muutos tai ’niksashdus’ osallistujan päässä. Muuten tapahtuma voi investointina olla hukkaan heitetty, kohderyhmä tyytymätön tai tapahtuma yhdentekevä, kun sitä ei muista olleen olemassa. Saati, että sinne saapuisi uudestaan tai hehkuttaisi siitä somessa.

Kiinnostuitko? Tule kuuntelemaan ja keskustelemaa lisää puhun itse aiheesta lisää Meeting & Events tapahtumassa 24.9. ja lisäksi koulutus aiheesta Helsingissä 27.11

PS. Yksinkertaisimmillaan tapahtumissa, jossa myydään esimerkiksi kirjoja voidaan tapahtuman tuotto laskea heti, kunhan kulutkin ovat tiedossa. Tuotoista vähennetään kulut ja toivottavasti päädytään positiiviseen lopputulokseen.

27.3.2015

Tapahtuman jälkihoito suunnitellaan hyvissä ajoin, ennen tapahtuman oven sulkeutumista

Puhuessamme tapahtumamarkkinoinnista, voimme oikeastaan unohtaa itse tapahtuman – ainakin hetkeksi. Se mihin on hyvä panostaa yhä enemmän, on se mitä tapahtuu, kun tapahtumassa ei enää tapahdu. Puhutaan tapahtuman jälkihoidosta tai jälkimarkkinoinnista. Silloin kun, tapahtuma on muutoksen väline on tavoitteiden kautta syntyvä jälkihoito kaiken A&O. Toimenpiteet täytyy suunnitella tapahtuman suunnittelun alussa. Silloin asetetaan tapahtuman kautta saavutettavat tavoitteet ja mietitään miten ne kotiutetaan. On kyse sitten osallistujien kontaktoinneista, liidien läpikäynnistä, materiaalin toimittamisesta tai vain kiitoksen lähettämisestä osallistujille. Parhaiten tämä onnistuu, kun tapahtumat linjataan osaksi organisaation muuta markkinointiviestintää ja prosesseja. Suunnitteluun otetaan mukaan jälkihoidosta vastaavat ihmiset. Näin luodaan yhdessä toimintamalli tapahtuman tuottojen kotiuttamiselle.

Tapahtuma elää edelleen, vaikka itse tapahtuman ovi on jo sulkeutunut!

23.2.2015

Mitä on tapahtumamarkkinointi?

Kysymys esitettiin minulle juuri äskettäin. Luullakseni siksi, että tapahtumamarkkinoinnista puhutaan ja se on ’hottii’ tällä hetkellä. Lyhyesti voin todeta, että se on tapahtuman ja markkinoinnin yhdistämistä. Symbioosi. Kun sanat erottaa toisistaan jää jäljelle kaksi erillistä asiaa: markkinointi ja tapahtumat. Näin ollen tapahtumat ovat osa tapahtumamarkkinointia ja yksioikoisesti ajateltuna tapahtumamarkkinoinnin työkalu. Näitä tapahtumia ovat seminaarit, juhlat, messut, lanseeraukset, avajaiset, promootiot, asiakastapahtumat, henkilökunnan tapahtumat, sidosryhmätapahtumat…

Asiaa olen pohtinut jo aiemmin kirjaa kirjoittaessani. Silloin olen määritellyt sen näin: ”Ennakkoon suunniteltua toimintaa, joka tavoitteellisella, vuorovaikutteisella tavalla yhdistää organisaation ja sen kohderyhmät, valitun teeman ja idean ympärille toiminnalliseksi kokonaisuudeksi”. Olen edelleen sitä mieltä, että tässä määritelmässä on tapahtumamarkkinoinnin ydinajatus. Tärkeä sana on tavoitteellisuus, joka linkittää tapahtuman organisaation liiketoimintaan. Toinen merkittävä sana on vuorovaikutteisuus, josta kohtaamisissa on kyse. Kolmas ydinsana on idea ja neljäntenä kokonaisuus. Hyvissä tapahtumissa on idea, jonka ympärille rakennetaan kokonaisuus. Idea voi olla pieni tai suuri, yksi sana, ajatus tai kenties musiikkikappale. Pääasia on se, että idean ympärille kykenee suunnittelemaan ja toteuttamaan tavoitteellisen ja vuorovaikutteisen tapahtuman. Elämyksen, joka muistetaan pitkään. Tällainen tapahtuma tuo tuloksia liiketoiminnalle heti tai tulevaisuudessa.