Faustus – Tapahtumatohtori

Tapahtuman voima syntyy aistien kautta. Kun tapahtuman tavoitetta viedään eteenpäin monikanavaisesti aistien kautta, viestin perille meno vahvistuu. Kuuloaisti on yksi näistä aisteista, johon tapahtumassa käytetty musiikki vaikuttaa.

Suurissa tapahtumissa musiikin käyttö on varmaa, kun tapahtumatuottajana on tapahtumatoimisto. He osaavat homman. On odottelu-,  tausta- ja aloitusmusiikkia.

Ihmettelen edelleen usein miksi musiikin käyttö ei ole itsestäänselvyys myös  pienemmissä tapahtumissa? Sillä on vaikuttava mahdollisuus, joka on kuitenkin vähän käytetty.  Musiikki on osa äänimaisemaa ja osa tapahtuman somistusta. Musiikki vaikuttaa tunnelmaan, jolla on vaikutusta koko tapahtuman onnistumiseen.

Tapahtumassa voi käyttää elävää musiikkia, mutta yhtä hyvin voi käyttää tallennettua musiikkia. Nykypäivänä tallennetun musiikin käyttö on myös helppoa, koska enää ei tarvitse tuoda mukanaan cd:tä, ja pelätä sen hukkuvan tapahtumapaikalla. Musiikkia voi ladata, soittaa ja uudelleen soittaa verkon yli vaikkapa Spotifyista tai Deezeristä. Musiikin soittamista helpottaa myös se, että useissa koulutus- ja juhlatiloissa on äänentoistolaitteet valmiina.

Esimerkiksi kulkuyhteyksien vuoksi tapahtumaan osallistuvat saapuvat eri aikaan.  On huomaavaista, jos tapahtumatilassa soi musiikki tyhjän ja elottoman tilan sijaan.  Pettämätön tässä suhteessa on filosofi Esa Saarisen luennot. Niissä ei milloinkaan tarvitse mennä tyhjään saliin, vaan aina on myös musiikki vastaanottamassa. Pieni ja huomaavainen ele, joka voi tuoda  samantien hymyn osallistujan huulille, ja pitkällä aikavälillä merkityksellisen muistijäljen.

Markkinointiviestinnän välineet ovat lisääntyneet sosiaalisen median myötä. Hyvä niin, tekniikka kehittyy ja erilaiset palvelut ovat hyödyksi. Tapahtumien vaikuttavuutta ei voita kuitenkaan mikään markkinointiviestinnän välineistä.

Tapahtumat, ovat edelleen se yksi ja ainoa markkinointiviestinnän väline, jossa voidaan käyttää aisteja hyödyksi viestin ja tapahtuman tavoitteen saavuttamiseksi. Aistit kuulo-, näkö-, haju-, maku- ja tuntoaistit monipuolisesti käytettynä ovatkin vankka ase tapahtuman onnistumiselle. Tiedetään, että ihmiset oppivat ja hahmottavat maailmaa eritavoin, eri aistien kautta. Kun tapahtumassa samaa viestiä viedään eteenpäin värein, äänen tai vaikka tekemisen kautta – on ilmiselvää, että vaikuttavuutta syntyy. Vai muistatko minkä mainoksen luit eilispäivän lehdestä? Mikä oli radiomainoksen viesti?

Jos, edellisestä tapahtumasta missä olit vieraana, et muista mitään – täytyy pohtia miten tapahtuma oli järjestetty? Oliko siellä järjestävän organisaation brändi ja viestit kohdattavissa eri aistien kautta? Oliko värejä, makuja – entä äänimaailma? Saitko kenties kosketella tai tehdä jotakin, joka muistuttaa vieläkin tuosta tapahtumasta, sen viesteistä, brändistä, tuotteesta tai palvelusta. Jos näin ei ollut – tarvinnee järjestäjä avukseen osaavan tapahtumatoimiston tai koulutusta jota löytyy täältä.

Parhaimmillaan tapahtuman tavoitetta viedään eteenpäin mallikkaasti eri aistien kautta ja osallistuja muistaa tapahtuman pitkään. Parhaita tapahtumia myös suositellaan kohtaamisissa ja sosiaalisen median kautta.

Aina silloin tällöin kuulen ajatukseen, että tapahtumat ovat häviävä luonnonvara, sukupuuttoon kuoleva markkinointiviestinnän laji. Sen valtaa digitaalisuus ja some. Uskotko sinä, että häät, ’viiskymppiset’, avajaiset, palkintogaalat, matkat, messut tai vaikkapa tuparit siirtyvät virtuaalimaailmaan? Minä, en. Tästä syystä, tulet jatkossa kuulemaan kokemuksiani sekä ajatuksiani tapahtumista ja tapahtumamarkkinoinnista säännöllisen usein tässä blogissa, näillä sivuilla.

Syyt uskooni tapahtumien puolestapuhujana ovat syvässä. Ja usko on erityisen vahva kun peilaa historiaan. Väitän siis, että tapahtumat ovat ja tulevat olemaan varteenotettava media ja vaikuttavin markkinointiviestinnän väline yhä edelleen. Tapahtumille perinne on pitkä. Jo Rooman valtakunnan ajalla järjestettiin sirkushuveja, juhlia ja pidettiin gladiaattoriesityksiä. 1800-luvulla Ranskan valtakunnassa järjestettiin aurinkokuninkaan vuoksi mitä spektaakkelimaisimpia tapahtumia. Yhdestä on tehty mainio elokuvakin – Vatel

Jo silloin tapahtumiin suhtauduttiin intohimolla. Niin kunnianhimoisesti, että ’keitraaja’ – tässä tapauksessa valtakunnan kuuluisin kokki Vatel – riisti itseltään hengen, kun tarjottavaksi tilatut kalat eivät saapuneet ajoissa. Intohimoa ja kunnianhimoa siis riitti silloin. Niin sitä pitää riittää myös tänään jokaiseen tapahtumaan – sen suunnitteluun ja läpiviemiseen. Mielestäni väite tapahtumista häviävänä luonnonvarana pitääkin ottaa positiivisena haasteena. Täytyy suunnitella yhä vaikuttavampia ja kohderyhmään kolahtavia tapahtumia. Yhä edelleen melko usein tapahtumia ’duunataan’ oman toimen ohella jolloin kysymys on – onko siihen saanut oppia? Oletko sinä jo tutustunut Tapahtuma on tilaisuus koulutukseemme www.faustus.fi/koulutus.

Valtavan muutoksen on vyöryttänyt sosiaalisen median tuomat mahdollisuudet, myös tapahtumamarkkinointiin. Kymmenen vuotta sitten ei hyödynnetty Facebookia, Twitteriä, QR-koodia tai Youtubea tapahtuman järjestämisessä. Ei edes puhuttu sosiaalisesta mediasta.  Suuri osa kutsuista lähetettiin postitse tai VIP-kutsut vietiin perille henkilökohtaisesti lähetillä. Kuvittele, olit erityinen, jos lähetit sähköpostikutsun. Silloin internetsivut olivat edelläkävijä yrityksillä, mutta tapahtumille ei osattu edes kuvitella saati sitten luotu omia sivustoja. No – tänäänhän on luontevaa tai itsestään selvää, että tapahtumalla on oma Facebook sivusto sekä oma #hastag Twitterissä. Ja päivityksiä tehdään ahkerasti tapahtuman suunnittelun aikana, mutta myös itse tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Livestreemaukset tai webcasting tapahtumasta ovat tätä päivää.   Ennen vanhaan jaettiin kuusi kiloa materiaalia paikanpäällä, mutta nyt ne haetaan itse pilvipalvelusta.  Tämän päivän tapahtumassa sosiaalista mediaa voidaan käyttää ja sitä kannattaakin käyttää hyödyksi ideointi-, kutsu-, markkinointi-, viestintä- ja palautekanavana.

Vielä kymmenen vuotta sitten ei asiakasrekistereitä ajateltu kriittisenä tekijänä tapahtumien hoidossa. Melko usein vastaanottaja sai samaan tapahtumaan kaksi kutsua – yhteen tapahtumaan muistan saaneeni kolmetoista kutsua. Kutsuprosessin hallintaan on tullut palvelun tarjoajia, joten on mahdollista ja jopa laadukasta ulkoistaa kutsuprosessin hallinta mm. ajansäästön ja tehokkuuden vuoksi.  Myös itse kutsuprosessi on kehittynyt huomattavasti kymmenessä vuodessa. Ennen riitti, että lähetät yhden kutsun, joissakin tapauksissa ennakkokutsu oli paikallaan. Tänä päivänä kutsuprosessi on usein vähintäänkin nelivaiheinen: ennakkokutsu, kutsu, ilmoittautumisen jälkeen kiitos ja vahvistus sekä tapahtumapäivänä mobiilisovelluksen kautta ohjeistus koko tapahtumasta.

Tapahtumamarkkinointi alana on toki muuttunut ja uusia palveluntarjoajia on tullut alalle teknologisen kehityksen myötä.  Kuitenkin vahvat ja vanhat tapahtumatoimistot ovat yhä olemassa tarjoten laajasti kokemusta ja palveluitaan. Tapahtumissa käytetään paljon ja tehokkaasti teknologiaa, joka luo jatkuvasti uutta liiketoimintaa alan kylkeen. Huolimatta teknisistä apuvälineistä, sosiaalisesta mediasta – mielestäni  kuitenkin tapahtuman ydin – ihmisten kohtaaminen on ja pysyy.  Ja tulisikin pysyä yhä jokaisen tapahtuman ytimessä.

Tapahtumatohtori on ollut keräämässä punaisia lankoja, ituja kuten lupasi. Tarkemmin ajateltuna punaisten lankojen keräämiseen ei tarvita erillistä aikaa tai paikkaa, vaan niitä voi kerätä kaiken aikaa ja kaikkialla. Punaisen langan itu on hyvinkin yksinkertainen. Se voi olla sana, adjektiivi, väri, tv-ohjelma, musiikkikappale, historiallinen tapahtuma, aikakausi, arjen tapahtuma, lomakokemus, ruoka-annos, luettu kirja… jokin jota jalostamalla syntyy se idea, jonka ympärille onnistunut tapahtuma rakennetaan. Näitä ituja on ympärillämme, kunhan kuljemme aistit avoinna ja taltioimme havaintojamme.

Tapahtuman luomisen alkuvaiheessa kannattaa työstää iduista se idea – punainen lanka, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään. Pelkkä teema, ei vielä tuota välttämättä onnistunutta tapahtumaa. Toisinaan teema voi jäädä pelkäksi ulkokuoreksi – viitteelliseksi ollessaan näkyvillä vain kutsussa.  Punainen lanka on siis enemmän kuin päälle liimattu teema. Se toimii kutsusta jälkimarkkinointiin ja konkretisoituu itse tapahtumassa useiden eri aistien kautta.

Parhaimmillaan punaisista langoista syntyy tapahtumakonsepteja, jotka elävät vuodesta toiseen. Tällaisesta mainio esimerkki on Kauppalehti Option Gaala, joka on elänyt jo komeat kaksikymmentäviisi vuotta. Yksinkertainen idea – muotinäytös, johon liitetään oikea kohderyhmä, omat tavoitteet ja yhteistyökumppanuudet. Vólaa – tapahtumakonsepti on valmis! Toinen mieleeni painunut esimerkki on Aamusauna- konsepti, joka toimi miehiseen ja kiireiseen it-päättäjä kohderyhmään vallan mainiosti. Itse sain kokea onnistumisen iloa, kun punainen lanka – kansakoulu ja oppiminen – kietoutui tapahtumakokonaisuudeksi pedagogisen valmistumisen johdosta järjestämässäni tapahtumassa.

Tapahtuman punaisen langan synnyttäminen on toisinaan tuskaista, koska kyse on luovasta prosessista. Tarvitaan ideatyöpajoja, palavereja, pohtimista, yli yön nukkumista, joutilaisuutta ja aikaa.  Kun tapahtumalle löytyy idea – punainen lanka, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan – on toteuttaminen huomattavasti helpompaa ja yhdensuuntaisempaa. Valinnat ja päätöksenteko nopeutuvat, kun on agenda mitä seurataan. Asiaa voi verrata yrityksen strategiaan – sehän on ohjenuora mitä tehdään – tai toisaalta mitä jätetään tekemättä.

Ituja tapahtumien punaisiin lankoihin kerään itse kaikenaikaa. Joutilaana ja aistit avoinna niitä hoksaa helpommin. Kirjaan niitä muistikirjaani, josta niitä sitten voin poimia jalostaakseni onnistuneen tapahtuman.

Juhla, onpa se yrityksen tai yksityisen henkilön järjestämä, vaatii aina aikaa, vaivaa ja viitsimistä. Näin lukuvuoden päättyessä useassa kodissa onkin meneillään juhlan valmistelu. Ja onnistunut juhla ei synny tyhjästä, vaan tarvitsee resursseja.  Juhlan suunnittelu on luovaa ideointia, listojen tekemistä ja tavaroiden roudaamista sanan varsinaisessa merkityksessä.  Ennen h-hetkeä kaiken suunnitellun muistamista ja toteuttamista.

Kun itse on järjestänyt  tapahtuman tai tilaisuuden, tuntee nahoissaan tuon työn määrän.  Sen miten lopussa juoksee kellon kanssa kilpaa. Kun h-hetki koittaa on voimat vähissä ja pinnakin piiputtaa,  etenkin jos vastuu on ollut  yhdellä henkilöllä – usein perheen äidillä tai isällä.

Mikä on oleellista? Mistä turhasta tekemisestä voisi luopua ennen valmistujaistilaisuutta? Onko niin, että sukulaiset tai ystävät muistavat tarkistaa onko ikkunat pesty tai onko pölyt pyyhitty viimeisestäkin nurkasta? Täytyykö kaikki olla itsetehtyä ja leivottua? Jos gourmet –perunalaatikko maksaa 7.60 kg –onko näppärämpää ja itseä säästävää hankkia sitä, kuin ostaa raaka-aineet salaatin tekoon kaupasta, ryhtyä perunoiden pesemiseen, keittämiseen, pilkkomiseen… Toki itse tehty on maistuvaa, mutta kun resurssit ovat rajalliset  kannattaa miettiä – mikä on oleellista?  Suomeen on tullut lukuisia pieniä catering- ja  tapahtumayrityksiä joille yksikin lisätilaus voi olla arvokas. Myös työporukassa voi olla henkilö joka harrastuksenaan loihtii mitä upeimpia kakkuja. Käytä palveluja tai tehkää talkootyötä.

Pääasia on se, että kun ovikello soi ja vieraat saapuvat, jotakin on loihdittu tarjolle. Vain harvoin vieraat muistavat mitä tarjottiin. Tunnelman aistii ja muistaa jokainen. Tunnelman synnyttävät ihmiset. On merkityksellistä, että isäntäväelle on jäänyt positiivista energiaa vieraiden vastaanottoon  sekä juhlasta nauttimiseen.

Mukavia valmistujaisia ja Sydämellisen Onnittelut valmistujille.

Kymmenen vuotta sitten kirjoittaessamme ensimmäistä suomenkielistä tapahtumamarkkinoinnin kirjaa haastattelimme tapahtumien tekijöitä. Pohdimme tapahtumamarkkinoinnin tilaa, arvostusta ja tulevaisuutta. Ajatustyössämme, joka kirjassa myös julkaistiin ehdotimme kilpailua alalle. Yksinkertaisuudessaan tapahtumamarkkinoinnin kilpailua, johon voisi osallistua omilla toteutuneilla tapahtumilla. Joita voisi ulkopuolinen raati arvioida suhteessa saavutettuihin tuloksiin. Uskoimme, että kilpailulla olisi vaikutusta koko tapahtumamarkkinoinnin toimialalle. Sille, että tapahtumia ryhdyttäisiin arvostamaan osana muuta markkinointiviestintää. Sille, että vältyttäisiin alan konkursseilta ja tietenkin sille, että ne saisivat ansaitun asemansa markkinointiviestinnän kentässä.

Ilokseni voin todeta, että odotuksemme on palkittu. Evento Awards on jokaiselle suomalaiselle tapahtuman tekijälle tai kävijälle suunnattu kilpailu. Sarjoja on kaksi sekä Eventon lukijoille, että tapahtuma-alan ammattilaisille. Aikaa ilmoittautua on tämän vuoden lokakuun loppuun ja palkinnot jaetaan tammikuussa 2014.

Olen todella innoissani siitä, että kilpailu on saatu aikaan. Uskon, että parhaimmillaan kilpailu toimii toimialan herättäjänä, mutta myös tapahtumien parissa työskentelevien henkilöiden työn arvostuksen nostattajana ja sitä kautta palkitsemiskanavana.

Toivottavasti kilpailuun saadaan runsaasti osallistujia. Heitänkin haasteen – osallistukaa kilpailuun – ehdottakaa omia hyviä kokemuksianne kilpailuun mukaan. Säännöt ovat yksinkertaiset ja osallistua voi pitkin vuotta esimerkiksi ehdottamalla tapahtumapaikkaa, joka on jollakin tapaa erityinen tapahtuman järjestämiseen, esiintyjää tai catering-yritystä.

On hyvä, että palkitut arvioidaan suuresta määrästä osallistujia – näin positiiviset kokemukset jaetaan ja tieto erilaisista tapahtumamarkkinointiin liittyvistä mahdollisuuksista myös leviää. Itse kilpailuun osallistuvien tapahtumien arviointi tapahtuu tuomariston kautta, johon sain ilokseni kutsun. Kymmenen vuoden odotukseni on täyttynyt – tuplasti.

 http://eventolehti.fi/evento-awards/

Hei ja tervetuloa Faustuksen uudelle nettisivulle. Tänne blogiin tulee raportteja tapahtumista, joissa olen mukana sekä kirjoituksia tekemästäni työstä. Pysy kuulolla!

Sivun on tehnyt Tapiiri.